Как оформить внутренний реестр для личных карточек

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Как оформить внутренний реестр для личных карточек

Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве.

Личная карточка  необходима для ведения учета труда персонала в организации.

Личная карточка  оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя.

В личной карточке собирается вся информация о работнике, которая необходима работодателю.

Форма личной карточки

При оформлении на работу работника, используется унифицированная форма N Т-2 “Личная карточка работника”.

При этом коммерческие организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму личной карточки, которую должен утвердить руководитель организации.

Документы для заполнения личной карточки

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:

  • приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  • страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Порядок заполнения личной карточки

Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.

Затем заполняется таблица, в которой указываются:

  • дата составления личной карточки;
  • табельный номер, который присваивается работнику;
  • ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;
  • в графе “Алфавит” проставляется первая буква фамилии работника;
  • в графе “Характер работы” указывается “постоянно”, если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или “временно”, если по срочному;
  • в графе “Вид работы” – “основная” или “по совместительству”;
  • в графе “Пол” – “М” (мужской) или “Ж” (женский).

Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.

Затем заносятся общие сведения о работнике:

  • Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;
  • знание иностранного языка;
  • образование и сведения о документе об образовании;
  • профессия (основная и другая);
  • стаж работы;
  • сведения о наличии брака и составе семьи;
  • паспортные данные;
  • адрес места жительства (регистрации и фактический);
  • номер телефона.

Далее заполняется раздел  II личной карточки “Сведения о воинском учете”

Правильность заполнения разд. II заверяется подписями кадровика и самого работника.

В разделе III “Прием на работу, переводы на другую работу” записи вносятся на основании соответствующих приказов – о приеме на работу, о переводах. При этом с каждой внесенной записью работник должен быть ознакомлен под роспись, которая вносится в графу 6 раздела.

Раздел IV “Аттестация” заполняется, если нормативными правовыми актами или локальными актами организации для работников организации предусмотрено проведение аттестации.

Разделы V “Повышение квалификации в организации” и VI “Профессиональная переподготовка” заполняются, если работник соответственно проходил повышение квалификации или осуществлял профессиональную переподготовку. Основанием внесения записей будет документ об обучении работника.

В разделе VII “Награды (поощрения), почетные звания” дублируются записи о наградах и поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку. Это сведения:

  • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

В разделе VIII “Отпуск” делаются записи о всех видах отпусков (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, отпуске без сохранения заработной платы, за ненормированный рабочий день). Здесь указываются вид отпуска, период, за который он предоставляется, количество дней, даты начала и окончания и основание, то есть приказ работодателя.

Запись в раздел IX “Социальные льготы” вносится, если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, например, является инвалидом, донором, подвергся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС. Основанием внесения записи будет документ, подтверждающий право работника на такую льготу.

В раздел X “Дополнительные сведения” могут быть перечислены любые сведения о работнике, которые не нашли отражения в иных разделах личной карточки.

Раздел XI “Основание прекращения трудового договора (увольнения)” заполняется при увольнении работника в соответствии с формулировкой увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. Данная запись также заверяется подписями кадровика и работника.

Личная карточка: электронная или бумажная

В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном.

Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разд. I – III карточки своей подписью.

Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке  работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.

Кроме этого, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде.

В связи с этим, после заполнения личной карточки на каждого работника в программе ее надо распечатать подписать у работников.

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/lichnaya_kartochka_rabotnika.html

���������� ������ �������� ����� �-2

Как оформить внутренний реестр для личных карточек

������ �������� – �������� ������� ��������, � ������� ���������� ������������ ������ ����������. ����� ������ �������� � �-2 ���������� �������������� ����������� �� �� 5 ������ 2004 �. � 1. ������ �������� �� ����������� ������ ����� ��� ����� ���������� �� ��������������-�������� ����.

������ �������� ��������� ����������� �� ������� ����������, ��������� � ����� �� ��������� ��������. �� ������� ��� ������ �� ������ � ����� � ������� ����� ������� ��� �������� ������������ � ��������. � ����������� ���������� ������ �������� � 2 �����������, �� ���������� ��������� � �����.

����� �� �� ��������� ������ ��������, � ������ ��� ����� ������ ����?

���, ������. ����� �� ������� ��������� �� ����������� ������ ����, � �� ����� ��� ������ �������� ����� � �-2 – �������� ������������. ��� ����� ��������� � ��������� ������� � �������� �������� ������ (�. 12).

��� �������, ��� � ������ �������� ����� �-2 ����������� ��� ������ �� �������� ������ � ������ �� ������, ��������� � ����������.

� ������ ����� ������� ������������ ������ ���������� ���������� ��� �������� � ������ ��������.

����� ��������� ����� ��� ���������� ������ ��������

��� ���������� ����� �-2 ����� ������ � ������ ���������� �� ������ � ������ ��������� ����������, � ������:

  • �������� ������;
  • �������;
  • ������� ����� (��� ���������������);
  • �������� �� ��������� �������� ���������;
  • ������������� ���������������� ����������� �����������;
  • ������������� � ���������� �� ���� � ��������� �������;
  • ������ ��������� (��������, ����������� ������, ������������ �������������, ���������, �������������� ��������� ������������, ����������� ���������������� ���������, ������� ������������ � �. �.). ����� ����, ����� ����� � ����� ��������, ������� ������ ���������� �� ����������. ���������� �������, ������ �����, ���� �������� �������������, ������� �������� ������������ ������� – ��� ��� ���������� ��������� ������ �������� � ���� ���. ������� ����������, ����� �� ������������� ��� ���������� ������ ��������.

�� ��������� ���������� ����� � �-2 ������ ����������, � ���������� ������ ���������������. ������ �������� – �������� ������� ���������� � ��������������� �� �� ���������� ���������� ������ ��.

������ �������� ������� �� ����������� ��������:

  1. ����� ��������
  2. �������� � �������� �����
  3. ����� �� ������ � �������� �� ������ ������
  4. ����������
  5. ��������� ������������
  6. ���������������� ��������������
  7. ������� (���������) � �������� ������
  8. ������
  9. ���������� ������, �� ������� �������� ����� ����� � ������������ � �����������������
  10. �������������� ��������
  11. ��������� ����������� ��������� �������� (����������).

� ������ �� ���� �������� ���� �����, ���� ����� ���������� �������� � ���������. � � ������ ������� (������ ���������) ������������� ��� � ���� ��� ����������� ����������.

���� ��� ���������� ������ �������� ����� ����� � ��������������� ����������:

  • ���� (�������������� ������������� ���������� � ��������� �� 018-95), ��������� �������������� ������������ �� �� 31 ���� 1995 �. � 412;
  • ���� (�������������� ������������� �������������� �� ����������� �� 009-2003), ��������� �������������� ������������ �� �� 30 �������� 2003 �. � 276-��;
  • ������ (�������������� ������������� ��������� �������, ���������� �������� � �������� �������� �� 016-94), ��������� �������������� ������������ �� �� 26 ������� 1994 �. � 367;
  • ����� (�������������� ������������� �������� ���������������-���������������� ������� �� 019-95), ��������� �������������� ������������ �� �� 31 ���� 1995 �. � 413.

����������� �� ���������� ���������� � ������ ��������?

�� �����������. ����������� ��������������� ��� ������������������ ��������� ������ � ��������������� �����. ��� ���� �������, ����� ��� �� ������������ ������������� ������������ �������� ��� ����������. � ������� ���, ������� ��������� � ���������� ����, ����� ���� ��������� ����������� ����������� � ��������� �� �� ���������� (������� �����������, ��������� � �. �.).

������ ����� ��������� ����������� ����� �� �������. ���� ���� ��������� ���������� ����������� ������������ ���������, ������� ������������� ����������� ���� � ������ ��������, ���� ���� �������� ���� �������������� ��������. �� ������� � ���, ��� �� ��������������� ���� ������ ������� �����.

������� ���� �� �� ��������� ����������, �� �������� ���� ��� �����, � ������ ���������� �� ��������������.

������ ����� � ������ ������ ���������

������� ����������� ������������ ����� � ������������ � ������� � ������� �������������� �����������. � ������ ������� ���� ����� ���������� ��� ����� �� ���� (��� ����� ��� ������� ���������). ���� ���������� ������ �������� ������ �������� ��������, ��������, 11.08.2006.

����� � ����� ���� �������, � ������� ��������� ��������� ��������:

  • ��������� ����� (�� ������������� ���������� ��� �������� ������ � �� ���������� ��� ��������� � ������������ ������ �����������);
  • ����������������� ����� ����������������� – ���. ���� ���������� �� �� ������������, �������� ������ �������������;
  • ����� ���������� ������������� ���������������� ����������� �����������;
  • ������� (������ ����� ������� ����������);
  • �������� ������ (��������� ��� ��������);
  • ��� ������ (�������� ��� �� ����������������);
  • ��� (�������, �������).

������ ��������� ��������� ����� �������� ������ ����� �-2 – ������ ���������. ������ ����� � ����������� ������ ������� ����� � ���� ��������� ��������, ������������ � �����������.

����� 1. ��������, ���, �������λ. ����������� ���������� ������ �� �������� ����������. ��� � �������� ����� ��������� ���������. ���������� ��������� �� �������� ����� ��� ������� ��������� �������� ������ (��� �������� ���������, ���� �� ���������� ������ �������� �������).

����� 2. ����� �������߻. ����� �������� ������� �������, � ����� � ��� – �������. � ������ ������� � ������ ��� ���� �������� ���� �������� �������� ��������.

����� 3. ������ �������߻. ������������ � ������������ � ���������. ���� �� ��������� ������ � ����� �-2, �� ��� ���������� ������ 3 ��� ����������� �����.

����� 4. �����������λ. ���������� ����������� ������������ ������� � �����������. ��� ���������� � ����. � ���� ���� �� �� ��������� ���������� � ������ ��������, ������ � ��������� ���� ������ 4 ������ ������ ��������������� ����� ��������������.

������������ ������� � �����������

��������������� �� ����
��������� ���������� ���������1
��������� ���������� ��������� � ������������ ����������� (������� �����������)2
����������� ���������3
���� ��� �����������4

��� ������ � ������ 4 ������ ��������, ���� ��������� ����� ������� �����������?

� ���� ������ ������� � ������� ������ ������, ����������� ������� �������� ���������. ��������: ���������� ���������� ��������� � ������������ ����������� (������)�. � ������ ��������� ����������� ������� ����� ���������� ��������� ������: ������������ ��������� (���������� ��������)�.

����� 5. ������� ������������ ������. ��� ���������� ����� ������ ����� ����� �������������� ������������ ������������ ����, ������� ��������� � ������� ����.

����� ��������� ������� ������ ����� �� ������� ���� ������������� �����: ������� ��������, ������ � �������� �� ��������. ���� �� ������������ ����, ������, ��� ���� ���� �� ������ � �������� ������ �����, �� � � ����� ������.

��������, � ����������� ����� ��� 014, � ������������ – 213, � ������������ – 070, � ��������� – 135. ������� ���� ���������� ��� ����, �������� �� ����������� ���������.

������������ ������� � ������ �����

��������������� �� ����
������ � ��������� �� ��������1
������ � ����� �����������2
������� ��������3

����� 6. �����������Ż.

���������� ��������� ������� ����������� (�� ��� �������� ���������������� �������). ������ ����������� ������ � ������ �� ����������� ����������� � ����. � ������� ���� ������������ ������ ����������� � ����������� � ������.

���� ��������� ���������� ��� ������������� � �������������� �����������, ����� ����� ��������� ��������������� ���� � ������ ������������. ��� ���� �������, ��� �����������, ����������, ���������� ������������� ��� 01, � ������������ – ��� 02 (�� ����).

���� ��� ���� �� ���� �������� ������, ��������� � ���� ��� ����� �� �������������� ��������������� �����������.

������ ����������� (��������������� �����)

������� �������������� �� ����������� �� ����
��������� (�����) ������������������� ������� ��� ��� ������ ������ ������� ����� � ������ �� ������, ���� �� �������� �� ��������� 9-�� ������ (��� 11-������ ������� ��������� �����������) ��� 8-�� ������ (��� 10-������ ������� ��������� �����������)02
�������� ����� ������������������� ������� 9 ������� ������� ����� (��� 11-������ ������� ��������� �����������) ��� 8 ������� (��� 10-������ ������� ��������� �����������) � ������� �������������03
������� (������) ����� ������������������� ������� ������� �����, �������� ��� ����� (11 ��� 10 �������) � ������� �������������07
��������� ���������������� ������������������� ������� ���������������-����������� ������� (���) � ������� �������������10
������� ���������������� ������������������� ������� ������� ����������� ������� ��������� (��������, ������� ��� �������) � ������� ������11
�������� ������ ������������������� ������� ��� � ����� ������ ���� (���������, ������������ ��� ��������) � ������ �� ������ ���� ���������� ��������15
������ ������������������� ������� ��� (��������, ����������� ��� ��������) � ������� ������18
�������������� ������������������� ������� ����������, �����������, ���������� ��� ������������ � ������� ������19

���� �� ������ ������������ �������, ��� �� ���������� ���, ��� ��������� ����� ������������ � ������ ��������?

���� ��������� ������ �� ���������, ����� ��� ������ ����� ����, �������� ������ � ������������ ����������� �� ��������� ������� �������� ���������, ������������� ������ ��� �������� ������. � ���� ������� ������ �������� � ������� ��������� � ������ �� ��������� ������, �� � ������ �������� ����� ���������� �� �����������, ������� ������� � ���� � ������ ���������� �� ������. ��������, ������� �� ����������� � ��� ������� ������� �����. ������, � ���� ���� �������� ����� �����������. ����� ��� �� ����������� ����� ������������ � �� ���������, ��� �� ���������� ������� ��������� �������� ����������������� �����������.

����� 7. ���������߻. � ���� ������ ���������� ���������� � ���, ����� ���������� ������� ���������. ������ ����� ������� �� ������ ��������, �� � ������ ��������� (��� �� �������).

� �������� �������� ����������� ������ ���������, �������������� ���������� ������� ��� �����, ��� ���������, �� ������� ��������� �������� ����� ������� ���� ������.

��� ����������� ��������� ��� ����������� ������.

Источник: http://www.ksoft.ru/zapoln_t2.htm

Бланк личной карточки работника по форме Т-2 в 2019 году – скачать бесплатно, заполнения, пример, скачать, образец

Как оформить внутренний реестр для личных карточек

Когда сотрудник официально оформлен на рабочем месте, на него заводится личная карточка, которая служит основным источником информации о нем, поскольку туда вносятся все данные.

Стандартно такая обязанность возложена на кадрового специалиста, но относительно порядка заполнения возникают вопросы даже у них, и следует рассмотреть, как правильно нужно заполнять данный листок.

Как она устроена

Личная карточка работника составляется бесплатно для него по официально утвержденной Госкомстатом России форме Т-2, при этом заполняется унифицированная бумага на основании приказа формы Т-1, а не наоборот.

Трудовой кодекс прямо не регламентирует необходимости внесения информации в этот бланк, но в нормативном акте, посвященном трудовым книжкам, говорится об обязанности работодателя ознакомить человека с изменениями в этих документах.

Подтверждается согласие с ними подписью учетной личной карточки, но также данная бумага является одной из разновидностей военно-учетных бумаг.

Из этого исходит, что форма Т-2 является обязательной для использования, но может быть полезна и в качестве дополнительного удостоверения личности.

В нее вносятся следующие данные:

  • общая личная информация;
  • воинский учет;
  • история рабочей деятельности;
  • проведенные аттестации, повышения квалификации, проведение переподготовки;
  • предоставленные награды;
  • получаемые отпуска;
  • наличие социальных льгот.

Как выглядит оформленный образец (пример)

При работе с формой Т-2 следует правильно ее заполнить, и уже готовый образец поможет сделать это быстро и без сложностей.

В начале оговаривается код формы, название предприятия и сведения об ИНН, СНИЛС (оформляется в ПФР), виде работы, а также есть графа для указания пола.

Далее открывается первый раздел указанием общей информации сотрудника, в том числе кроме ФИО, говорится о дате и месте рождения, а также гражданстве и знании иностранного языка, есть и графа для указания образования.

После этого следует прописать в таблицах все сведения о месте получения образования, точной квалификации согласно документу, а также направлении, освоенном в учебном заведении.

Кроме того, профессии, как основные, так и дополнительные, прописываются ниже. В обязательном порядке предоставляются данные о наработанном стаже, брачном положении и составе семьи.

Паспортные реквизиты тоже вписываются в бумагу, как и адреса проживания, а второй раздел посвящается военному учету.

Бланк личная карточка работника по форме Т-2 можно скачать здесь.

Там говорится о звании человека, составе его деятельности и категории годности, этот раздел подписывается кадровой службой.

Когда внутри предприятия человек переводился на другие должности, то это отражается в разделе приема и перевода.

При наличии следует также указывать информацию об аттестации, повышении квалификационного уровня и прохождении профессиональной переподготовки.

Остальными пунктами будут сведения о предоставлении наград, поощрений и почетных званий, отпусков, а также социальных преференций, положенных по законодательству.

Заканчивается бумага тем, что в ней указываются основания для увольнения, дата этого и реквизиты приказа.

Порядок заполнения по разделам

Поскольку данная документация относится к разряду обязательных, то и следует знать, как верно заполнить ее разделы, при этом нужно учитывать, что в некоторые из них вносить данные следует при поступлении на работу, а в другие — в процессе трудовой деятельности.

Всего в данной карточке четыре раздела, из которых каждый отображает особенности сотрудника и его квалификации, но при этом бумага больше для внутреннего использования, хотя данный факт не отменяет ее обязательности.

Общие сведения

Для указания общих сведений предназначен раздел 1, и информация вносится на основании паспорта, свидетельства о рождении, документации об образовании и трудовой книжки.

Личная карточка

Не следует игнорировать необходимость заполнения кодов в пунктах 3-6, они могут быть взяты в специальных классификаторах.

В частности, в пункте 3 говорится о коде ОКАТО населенного пункта, в котором родился человек, 4 пункт служит для отражения гражданства, а 5-й — для уровня знаний иностранного языка, последний в этом разделе пункт 6 требует код уровня образования.

Также в последующих пунктах отражается стаж работы, взятый из трудовой книжки, а также семейное положение, которое легко выясняется из паспортных данных.

Данные о близких родственниках с ФИО и годом рождения также нужно указать, и после реквизитов паспорта, а также адреса места жительства, как фактического, так и официального, указанного в удостоверении личности.

Информация о воинском учете

Воинскому учету посвящен раздел 2, но логично, что заполняют его только мужчины, а если речь идет о не служивших гражданах, но которые подлежат службе, то заполнять нужно только следующие пункты:

2Указывается фраза “подлежит призыву”
5Категория годности, где А — это полностью годные, а Д — не соответствующие требованиям
8Если мужчине исполнилось более 50-ти лет, то ставится пометка о снятии с воинского учета по возрасту, а при негодности по здоровью это также оговаривается

Но если речь об отслуживших мужчинах, то заполняются все графы, для этого необходимо взять информацию из военного билета, куда она внесена соответствующими специалистами.

Прием на работу

При поступлении человека на определенную должность, заполняется раздел 3, который состоит из таблицы с несколькими пунктами, причем и в случае перевода на другую работу коррективы вносятся именно сюда.

Среди той информации, которую нужно указать:

  • дата приема;
  • подразделение, в которое определяется человек;
  • должность;
  • ставка по заработной плате, надбавка, если она предусмотрена;
  • основание для приема на работу;
  • подпись сотрудника.

Аттестация

Раздел аттестации не используется так часто, но при этом в некоторых случаях нужно пройти специальную комиссию, которая подтвердит наличие у человека необходимых для работы знаний и навыков.

Достаточно указать, что гражданин “соответствует занимаемой должности”, а при неудовлетворительных выводах говорится о том, что человек не соответствует своей должности, а в решении собрания отражается необходимость переаттестации.

Даты того, когда были проведены аттестации и создавался протокол, оговариваются в привычном формате день-месяц-год, а основанием будет документ о проведении аттестации.

Повышение квалификации

При повышении квалификационного уровня на специальных курсах по профилю, который уже есть у работника, тот получает новые знания и навыки.

Ценность специалиста возрастает, так как он либо получает категорию выше, если это предусмотрено, либо же просто может принести больше пользы.

Заполнение сведений о данном факте должно производиться на основании документа, то есть серии и номера свидетельства о пройденном курсе, специализации человека, и обязательно оговаривается период, в течение которого повышался уровень.

Профессиональная переподготовка

Переподготовка отличается от повышения квалификации тем, что предполагается не просто улучшение знаний человека в его конкретной специализации, но и обучение по другой ветви.

Как следствие, в конце ему выдается диплом и он может работать на конкретной должности, что также отражается в учетной карточке.

Награды

Данный пункт не требует особой информации, в нем просто прописываются любые типы поощрений, которые были получены при работе, а основанием для их присвоения будет прежде всего статья 191 ТК РФ.

Кроме самого указания наград и почетных званий их нужно отразить в полном названии, по возможности не допуская сокращений.

Отпуск

Этот пункт должен заполняться при уходе в отпуск, который может быть очередным ежегодным, без оплаты или по уходу за ребенком.

В документе оговариваются тип отдыха, его временные рамки, а также продолжительность, основания в виде приказа начальства также прописываются.

: по данной теме

Социальные льготы

Нередко сотрудник является пенсионером, инвалидом или многодетным, и тогда ему положены как федеральные, так и местные льготы.

Трудовую сферу в большинстве своем регламентирует ТК РФ, и именно там можно узнать, на что претендует та или иная категория льготников.

Дополнительные данные

Данная графа может оставаться пустой, поскольку используется только по желанию работодателя.

Как вариант, сюда можно вписать особенности учебы человека, посещение им курсов, наличие инвалидности или особенности здоровья в принципе.

Прекращение трудового договора

Такая часть заполняется с теми же нюансами, что и раздел 3 при приеме на работу, здесь обязательно пишется причина для увольнения, номер приказа и дата исключения из штата.

При этом последней считается день последнего выхода на работу, правда подписывает пункт не только сам работник в качестве ознакомления, но и кадровый специалист.

Распространенные ошибки при заполнении

В ходе заполнения личных карточек работника нередко возникают ошибки и огрехи, которые на первый взгляд кажутся несущественными.

Немного помарок не повредит и даже не приведет к санкциям, зато если их много, либо же они серьезные, то работодателя оштрафуют.

Одними из самых распространенных ошибок являются:

Использование специальных символовВедь они запрещены
ПрочеркиОбычно при отсутствии информации в графе ставится прочерк, но в учетной карточке такого требования нет
Форма заполняется на компьютереТут есть оговорка, связанная с тем, что пользоваться технологиями можно при поступлении на работы, но в процессе этого, когда записи являются текущими, записи делаются только от руки

На каждом предприятии должен быть свой внутренний реестр, который позволяет эффективно управлять персоналом и регулировать его деятельность.

Одним из таких документов является учетная карточка работника, в которой указывается не только общая информация, но и сведения о квалификации и ее повышении.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristhere.ru/blank-lichnoj-kartochki-rabotnika-po-forme-t-2/

Личное дело: правила оформления

Как оформить внутренний реестр для личных карточек

Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения.

Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности.

Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством.

Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела.

На на всех ли работников вести личные дела?

Личные дела в обязательном порядке ведут на работников определенных категорий и работников-совместителей. На других работников — личные дела ведутся по возможности.

Категории работников, для которых документы личного дела ведут в обязательном порядке, определяем согласно нормативно-правового акта, положения которого распространяются на организации всех форм собственности, — Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Так, личные дела работников в обязательном порядке ведут на руководителей организаций, служащих, профессионалов, специалистов и работников-совместителей (ст. 493, 495 Перечня № 578/5).

Определить принадлежность работника к одной из классификационных категорий несложно, если ориентироваться на классификацию должностей согласно Классификатору профессий (КП).

Профессии руководителей, менеджеров (управляющих) предусмотрено первым разделом КП (код профессии начинается с цифры 1).

Код профессии, что относится к категории «Профессионалы», начинается с цифры 2.

Коды профессий специалистов начинаются с цифры 3, а служащих — с цифры 4.

Код профессии по КП — рекомендуемая графа штатного расписания.

Итак, определить, или оформлять на работника личное дело, можно по штатному расписанию: если код профессии начинается с цифр 1, 2, 3, 4, личное дело должно быть сформировано.

Также личные дела в обязательном порядке ведут для работников (независимо от классификационной категории), которые:

  • являются известными политическими деятелями;
  • являются членами творческих союзов;
  • имеют высшие степени отличия, почетные звания;
  • имеют научные степени и ученые звания;
  • являются научными работниками, которые не имеют научных степеней и ученых званий (ст. 493 Перечня № 578/5).

А как насчет работников иных категорий (код КП начинается с цифр 5, 6, 7, 8, 9 — это работники сферы торговли и услуг квалифицированные рабочие сельского и лесного хозяйств, рыборазведения и рыболовства квалифицированные рабочие с инструментом, рабочие по обслуживанию, эксплуатации технологического оборудования и машин, представители простейших профессий)? Для них основным источником сведений становятся личные карточки (напомним, что личные карточки по типовой форме № П-2 ведутся на всех без исключения работников организации в обязательном порядке).

Вести ли личные дела работников, профессии которых относятся к рабочим простейших, организация решает самостоятельно. Но практика кадрового делопроизводства доказывает, что целесообразно организовать ведение личного дела на материально ответственных лиц независимо от категории, к которой принадлежат их профессии (должности).

В государственных учреждениях и органах местного самоуправления личные дела ведутся на всех работников, которые занимают должности государственных служащих или должностными лицами местного самоуправления.

Какие документы работника должны быть в личном деле?

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Этот процесс формируется изрядно, а в определенной последовательности. Перечень документов личного дела работника определено законодательством.

Документом, регламентирующим порядок формирования личных дел в организациях, являются Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5), которыми установлено, что в делах, которые формируются на протяжении всего времени работы должностного лица в организации, документы группируются в хронологическом порядке в меру их пополнения.

Последовательность формирования и непосредственно состав личного дела определяем с учетом пункта 12 главы 2 раздела IV Правил № 1000/5.

Среди определенных Правилами документов — внутренняя опись документов личного дела, оригинал заявления о приеме на работу (или экземпляр трудового договора, который остается у работодателя), копия приказа о принятии на работу. К личному делу приобщим и копии приказов о переводе на другую должность или об увольнении.

Правилами предусмотрено, что в личном деле может быть автобиография работника, копии документов об образовании.

Есть и формы для внесения информации о том, что происходит с работником во время работы на предприятии или имело место до принятия на работу. Это — личный листок по учету кадров (не путайте с личной карточкой П-2, это отдельная форма!) и дополнение к личному листку.

Немало кадровиков приобщают к личному делу также резюме. Такую практику можно считать уместной.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и тому подобное в личное дело не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Согласие на обработку персональных данных также не включают к личному делу. Во-первых, этот документ никоим образом не характеризует деловые качества работника.

Во-вторых, согласия на обработку персональных данных от работников не получаем с 2014 года (после изменений в законодательстве в сфере защиты персональных данных).

В-третьих (и это самое главное) — такой документ как «Согласие на обработку персональных данных» не упоминается среди возможных документов личного дела, определенных Правилами № 1000/5.

Внутренняя опись документов личного дела, личный листок по учету кадров, дополнения к нему относятся в основных учетных документов личного дела. Однако законодательно урегулировано лишь форму внутренней описи (приложение 16 к Правилам 1000/5).

Формы личного листка и дополнения к нему организация должна разработать самостоятельно.

Желательно закрепить учетные формы личного дела в локальном нормативном акте, регламентирующем внутренние делопроизводственные процессы (обычно это инструкция по делопроизводству).

Личный листок по учету кадров заполняет сам работник, приводя сведения о себе, указывает, учебу, военную службу, работу, имевшие место до принятия в организацию, на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании иных личных документов.

Личный листок работник должен заполнить собственноручно в одном экземпляре без сокращений, исправлений и помарок.

На личный листок обычно наклеивают фотографию работника.

После заполнения никаких изменений и дополнений (закончил институт, женился, родилась дочь и т. п) к личному листку не вносят.

Дополнение к личному листку по учету кадров оформляет работник кадровой службы

Именно в дополнении будем фиксировать все изменения, которые будут происходить с работником с момента принятия на работу (переведен на другую должность, перемещен на другое рабочее место, изменено название должности, введено совмещение должностей, поощрена денежной премией по случаю юбилея объявлен выговор, изменена фамилия в связи с браком и тому подобное).

Основаниями для внесения информации являются приказы, изданные в организации, и личные документы работника.

В дополнение к личному листку не вносят сведения о пребывании в отпусках или введение режима неполного рабочего времени.

Если в той же организации работник принят на другую должность на условиях внутреннего совместительства, следует оформить отдельное личное дело.

Копии документов, включаемых в личное дело, обязательно удостоверяющие в установленном порядке.

Документы личного дела целесообразно помещать в папку-регистратор, что значительно облегчает работу по размещению новых документов.

Формируя личное дело, сгруппируйте все документы (в т. ч. заявление, копию приказа) в папку, оформите обложку.

Надписи на обложках личных дел делают четко черными светостойкими чернилами или пастой (с учетом норм п. 9 гл. 2 раздела VI Правил № 1000/5).

Обратите внимание, что при первичном оформлении личного дела ее страницы не нумеруются (это делается уже после увольнения работника при подготовке к передаче дела на архивное хранение).

После формирования личное дело необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме — Журнале учета личных дел.

Учет личных дел работников

Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы ведется именно по номенклатуре дел. Но личные дела работников составляют исключение — их включают в номенклатуру дел кадровой службы под одним индексом, а учитываются не по номенклатуре дел, а по специальной учетной форме — Журнале (или Книге) учета личных дел.

Форму Журнала учета личных дел организация определяет самостоятельно. Вашему вниманию рекомендована экспертами журнала «Кадровик-01» форма Журнала учета личных дел.

Совет! Если в вашей организации учет личных дел еще не введен, оформите Журнал учета личных дел и зарегистрируйте в нем все личные дела, заведенные на работников.

После регистрации в Журнале учета целесообразно ввести индексацию личных дел.

Например, так: индекс личного дела работника — 03-26/136, где 03-26 — индекс личных дел согласно номенклатуры дел кадровой службы, 136 — номер личного дела работника за Журналом учета личных дел.

Хранение личных дел

Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника (сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована).

Персональные данные являются объектом защиты (ст. 5 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 № 2297-VI).

Организация, обрабатывающая персональные данные работников, должна обеспечить защиту этих данных.

С учетом требований законодательства о защите персональных данных и правил общего делопроизводства личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел. Ответственность за их сохранность возлагается на руководителя кадровой службы.

Личные дела работников должны храниться в вертикальном положении в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах, которые закрываются.

Как правило, личные дела располагаются в алфавитном порядке.

Доступ к личным делам должен быть ограничен. Его позволяют только работникам кадровой службы.

Внимание! В кадровой службе хранятся личные дела работающих лиц, а также личные дела уволенных лиц в течение двух лет после увольнения.

После завершения срока текущего хранения личные дела работников, уволенных в определенном году, формирующие в сводную дело, оправляют в твердую обложку, передают на хранение в архивное подразделение организации.

На практике это делают в начале делопроизводственного года.

Источник: https://www.kadrovik01.com.ua/article/4303-lichnoe-delo-pravila-oformleniya-rus

Адвокат Орлов
Добавить комментарий