Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

Вы можете скачать должностную инструкцию администратора стоматологической клиники бесплатно.
Должностные обязанности инструкция администратора стоматологической клиники.

                                                                                                      Утверждаю

________________________________                              (Фамилия, инициалы)

(наименование учреждения, его                        ________________________

организационно- правовая форма)                                 (директор; иное лицо

                                                                                уполномоченное утверждать

                                                                                   должностную инструкцию)

                                                                                     00.00.201_г.                                              

                                                                                 м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АДМИНИСТРАТОРА СТОМАТОЛОГИЧЕСКИЙ КЛИНИКИ

______________________________________________

(наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

I. Общие положения

     1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность администратора стоматологической клиники _____________________ (далее – «предприятие»).

                                Название учреждения

    1.2. На должность администратора стоматологической клиникиназначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование.

1.3. Назначение на должность администратора стоматологической клиникии освобождение от нее производится в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя учреждения здравоохранения.

1.4. Администратор стоматологической клиники подчиняется непосредственно _____________________

                                         (заведующему отделением,

                                         заместителю главного врача, 

                                         главному врачу)

1.5. Администратор стоматологической клиники подчиняется должен знать:

– законы Российской Федерации и иные нормативно-правовые  акты, регламентирующие деятельность учреждений здравоохранения;

– действующие нормативно – методические документы, регламентирующие правила делопроизводства и документирования;

– направления деятельности предприятия и ее структуру;

– основные услуги медицинского учреждения, включая прейскурант цен и используемые при этом технологии;

– основы нозологии;

– ФИО и должности персонала медицинского учреждения;

– распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;

– правила ведения телефонных переговоров и приема посетителей;

– служебный этикет и правила субординации;

– оргтехнику, средства связи и кассовый аппарат, а также специализированные компьютерные программы;

– правила составления и ведения отчетности медицинского учреждения, формы учетных документов.

1.6. Во  время  отсутствия администратора медицинского центра (командировка,  отпуск, болезнь и пр.)  его  обязанности в установленном порядке исполняет  назначаемое лицо, несущее полную ответственность за их надлежащее исполнение.

II. Должностные обязанности

Администратор стоматологической клиники подчиняется:

2.1.    Отвечает на входящие звонки, поступающие в медицинское учреждение, в соответствии с правилами ведения телефонных переговоров

2.2.    Заводит медицинскую карту на пациента, впервые посетившего медицинское учреждение до начала первичной консультации

2.3.    Заключает договор с пациентами, впервые посетившими медицинское учреждение. Договор заполняется в 2-ух экземплярах: один  передается на руки пациенту;  другой – вклеивается в медицинскую карту пациента.

2.4.    Приглашать пациента присесть и подождать, когда врач пригласит Пациента пройти в кабинет

2.5.    Предупреждать врача о приходе очередного пациента

2.6.    Координирует проход пациентов в медицинское учреждение

2.7.    Записывает пациентов на первичное и повторное лечение согласно установленным временным правилам приема пациентов. В случае назначения на прием к двум специалистам запись осуществляется при содействии лечащего врача.

2.8.    Записывает в сетку назначений на консультации первичных пациентов, используя специализированное ПО.

2.9.    Стремиться минимизировать простои в графике врача, ведя плотную запись и заполняя образовавшихся простоев вызовами пациентов различных категорий.

2.10.  Проводит телефонные переговоры с пациентами с целью приглашения на профилактический осмотр пациентов, обращавшихся за услугами в медицинское учреждение, а также обзвон пациентов, незакончивших полный курс лечения.

2.11. Проводит телефонные переговоры с пациентами с целью подтверждения записи пациента на прием к врачу. Подтверждение записи осуществляется за день до записи пациента на прием (вечером с 16.00 до 20.00)

2.12.  Проводит почтовую рассылку постоянным пациентам с информацией по различным направлениям работы медицинского учреждения

2.13.  Ведет электронный журнал учета страховых пациентов.

2.14.  Подбирать карты пациентов, записанных на прием к врачу на следующий день. Подбор карт осуществляется ежедневно вечером с 16-00 до 18-00 часов

2.15.  Организовывает обмен необходимой информацией внутри коллектива медицинского учреждения.

2.16.  Осуществляет расчет пациентов с выдачей им чеков.

2.17. Контролирует сохранность документации и кассы

2.18.  Присутствует на собраниях администраторов в сроки, указанные руководством предприятия

2.19.  Контролирует чистоту и порядок в холле, крыльце и в коридорах медицинского учреждения.

2.20. Заблаговременно приходит на работу до начала работы клиники.

2.21. Соблюдает правила техники безопасности и производственной санитарии.

III. Права

Администратор стоматологической клиники подчиняется имеет право:

3.1. Вносить  предложения руководству предприятия по  вопросам  оптимизации и совершенствования медико-социальной помощи, в том числе по вопросам своей трудовой деятельности.

3.2. Требовать  от  руководства  учреждения  оказания  содействия  в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.3. Получать информацию от специалистов предприятия, необходимую для эффективного выполнения своих должностных обязательств.

3.4. Пользоваться трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российском Федерации

III. Ответственность

Администратор стоматологической клиники подчиняется несет ответственность:

4.1. За надлежащее и своевременное исполнение возложенных на него должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей   должностной   инструкцией

4.2. За организацию своей работы и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений от руководства предприятия.

4.3. За обеспечение соблюдения подчиненными ему работниками своих обязанностей.

4.4. За несоблюдение правил внутреннего порядка и правил техники безопасности.

За совершенные в процессе проведения лечебных мероприятий правонарушения или бездействие; за ошибки в процессе осуществления своей деятельности, повлекшие за собой тяжкие последствия для здоровья и жизни пациента; а также за нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов администратор стоматологической клиники подчиняется может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.201_г.

Источник: http://bi-med.ru/info/duty-regulations/material/12/

Должностные обязанности и функции администратора

Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

В условиях предпринимательства роль администраторов в стоматологии меняется кардинально.

Наряду с руководителем клиники или фирмы, врачами и ассистентами, снабженцами и прочим персоналом, они стали звеном в цепочке действий по продаже услуг и зарабатыванию денег.

Важнейшим звеном! Администратор, как реклама, находится в самом начале взаимодействия стоматологического учреждения с пациентами.

От того, насколько правильно понимает и исполняет он свои многогранныее и важные обязанности, зависит впечатление пациента «на входе» в фирму (клинику) и принятие им решения — воспользоваться или пренебречь ее услугами.

Следовательно, основным показателем эффективности деятельности администратора является запись пациента на консультацию или прием. В терминах рыночных отношений это означает: надо успешно подать «товар лицом».

Отсюда главный критерий профессионализма администратора — успешная продажа услуг.

Фигура администратора все увереннее занимает свое престижное место в осуществлении внутреннего маркетинга, цель которого — удержать пациента, всеми средствами доказывая ему, что его выбор обоснован, что стоимость лечения — оправдана.

Таким образом, от представления о миловидной и вежливой девушке или женщине, информирующей пациентов о приемах врачей, жизнь приводит нас к администратору — дистрибьютору услуг, каждое слово и действие которого способно приносить доход или убыток.

Так, по итогам наших обследований, в зависимости от уровня профессионализма при ведении телефонных диалогов с пациентами, администраторы в среднем записывают на консультацию от 0% до 29% от числа позвонивших к нам пациентов.

Как видим, разница весьма выразительная и убедительно свидетельствует в пользу тщательного отбора и специальной психологической подготовки администраторов.

Правильный подбор кадров, эффективная система начального обучения и постоянного усовершенствования администраторов, их аттестация и плановая переаттестация — звенья одной цепи и предмет особой заботы руководства коммерческой стоматологической организации. Хороший администратор — подлинное богатство фирмы.

Найти и обучить его таинствам мастерства — сложная творческая задача. Наша практика показывает, что из 100. претендентов на эту роль остается работать в фирме 3—5 человек, успешно прошедших все этапы, предшествующие зачислению в штат.

В чем же заключается умение продавать услуги? Для этого требуется, во-первых, чтобы администратор отлично выполнял свои должностные обязанности, а во-вторых, безукоризненно исполнял ряд функций, связанных с внутренним маркетингом.

Не всегда руководители частных стоматологических учреждений видят разницу между обязанностями и функциями администратора, не все администраторы знают эти различия.

Отсюда начинается упрощенное понимание роли администраторов в продаже услуг и недооценка значимости их специфического обучения, которое они должны проходить в целях овладения коммуникативными навыками, методами убеждения, технологиями продвижения услуг и поддерживания имиджа — своего и стоматологического учреждения.

Должностные обязанности администратора — это его действия, обеспечивающие эффективную работу клиники. В начале обучения будущему администратору необходимо усвоить круг его повседневных дел, а в процессе занятий приобрести соответствующие знания и навыки.

Лучше всего, если должностные обязанности излагаются в виде официального документа, утвержденного высшим должностным лицом, которому подчинена служба администраторов — обычно это главный врач.

Важно отметить, что после успешной сдачи экзамена и перед зачислением в штат претендент на должность подписывает Договор о найме, где, в частности, указывает, что он ознакомлен с должностными обязанностями и будет их выполнять.

Невыполнение или некачественное выполнение обязанностей является основанием для расторжения трудового Договора.

Функции администратора во взаимодейстеии с пациентами включают действия, обязанности, связанные с осуществлением внутреннего маркетинга , цели которого — удержать пациента в фирме, побудить его к постоянству и добровольному дистрибьюторству. Предлагается различать следующие функции: персонифицированного информирования, рекламную, стимулирующую, аналитическую, имиджеобразующую.

Их надо рассматривать как творческую и психологическую сверхзадачу при исполнении повседневных должностных обязанностей: все, что делает и произносит администратор, взаимодействуя с пациентом, он преломляет через призму внутреннего маркетинга — пациент должен быть удовлетворен качеством лечения и обслуживания, увериться в том, что выбор данного учреждения сделан правильно и что стоимость услуг оправдана.

Осуществление функций во взаимодействии с пациентами предполагает:

• знание, понимание, принятие их смысла и воплощение на практике,

• постоянный тренаж, контроль и совершенствование мастерства взаимодействия с пациентами.

Источник: http://smile-center.com.ua/ru/articles/dolzhostnie-obyazanosti-i-funkcii-administratora

Должностная инструкция администратора медицинского центра

Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

Данная должностная инструкция разработана на основе стандартов систем менеджмента качества  для медицинского центра (подробнее здесь) и  Стандартов работы администратора медицинского центра/клиники (подробнее здесь)

Должностная инструкция

Администратора  медицинского центра/клиники

1.  Общая часть.

1.1. Администратор осуществляет  деятельность в рамках следующих процессов и процедур:

— «Запись клиентов на прием»;

— «Маркетинг, работа с клиентами» (подробнее здесь);

— «Ведение врачебного приема» (подробнее здесь);

— «Управление инфраструктурой клиники»;

— «Управление документацией и записями»;

— «Управление несоответствиями».

Основной задачей администратора является эффективное взаимодействие с клиентами с целью их записи на услуги Клиники.

1.2. Администратор  непосредственно подчиняется заместителю  генерального директора (должностная инструкция зам. ген директора — подробнее здесь).

1.3. Администратор относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется приказом Генерального директора организации.

1.4. Администратор в своей работе руководствуется:

—   действующим законодательством РФ

—           законодательными и нормативными документами, регламентирующими производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность Клиники («Политика в области качества», «Стандарты работы администратора»,  «Руководство по качеству»);

—   стандартами организации по процессам системы менеджмента  Клиники  и документированными процедурами системы менеджмента.

—           уставом предприятия;

—           правилами трудового распорядка;

—           приказами и распоряжениями  генерального директора Клиники;

—           стандартами работы медицинского центра/клиники ( подробнее здесь);

—           настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность администратора  назначается лицо, имеющее высшее  или средне-специальное профессиональное (гуманитарное) образование и стаж работы не менее 5 лет.

1.6. Во время отсутствия  администратора его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый специалист, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. Функциональные обязанности.

2.1.Процесс «Запись клиентов на прием»:

— Отвечает  на входящие звонки, поступающие в Клинику, в соответствии с правилами ведения телефонных переговоров, используя речевые стандарты (см. «Стандарты работы администратора Клиники. Клиентоориетированный сервис» (подробнее здесь).

— Доброжелательно консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых Клиникой медицинских  услуг и порядка их оказания.

— Дает информацию пациентам о режиме и распорядке работы Клиники и ее руководителей и врачей.

— При первичном обращении пациента по телефону проводит запись и регистрацию пациента с обязательным уточнением информационного источника (откуда пациент узнал о клинике — фиксировать информацию в файле «база клиентов» лист «база клиентов» столбец «уточнить, откуда узнал о клинике»).

— Подбирает удобное время для пациента и при необходимости консультаций  нескольких специалистов приемы ставит последовательно. Старается, чтобы в одно посещение клиент получил максимальное число необходимых консультаций.

— Формирует оптимальную запись пациентов на первичную и повторную консультации согласно принятым в    Клинике корпоративным стандартам: старается  минимизировать простои в графике врачей, ведя плотную запись.

—  Проводит телефонные переговоры с пациентами с целью подтверждения записи пациента на прием к врачу. Подтверждение записи осуществляется  за день до приема.

Результат: запись клиента на прием.

2.2.Процесс «Маркетинг, работа с клиентами» ( подробнее..):

— Производит обзвон клиентов  в соответствии с установленными речевыми модулями (информирует клиентов о новинках, акциях, поздравляет с днем рождения, праздниками и т.п.)- не менее 10-15 человек в день.

— Спрашивает у клиента  возможность информирования его об акциях Клиники.

Результат: повторная запись пациента на прием

2.3 Процесс «Ведение врачебного приема» ( подробнее…)

— До врачебного приема приглашает пациента присесть и подождать, когда врач пригласит пациента пройти в кабинет.

— Своевременно доставляет  медицинскую  и иную документацию врачам.

— Осуществляет раскладку медицинских карт, результатов анализов в картотеку .

—  Получает результаты анализов из лабораторий , УЗИ исследований, ЭКГ и др. и вклеивает их в медицинские карты. Делает копии для выдачи результатов обследования пациентам, при возможности  отправляет  по их электронной почте.

— Информирует пациентов о получении результатов обследования.

Результат: — качественное ведение картотеки медицинских карт;

— отсутствие претензий пациентов к работке администраторов.

2.4. Процесс «Управление инфраструктурой Клиники»

—  Своевременное открытие клиники в утреннее время. (см. Стандарт открытия Клиники в документе «Стандарты работы администратора ООО «Медицинская клиника инновационных технологий «Преображение.

—  Отвечает за сохранность документации, кассы и печатей,  ключей от  входа в Клинику.

—  Проверяет  готовность к работе всех технических средств (компьютер, кассовый аппарат, телефонный аппарат;

— Проверяет укомплектованность рабочего места рекламными материалами, необходимыми бланками и документацией, канцелярскими принадлежностями.

— Поддерживает  чистоту и порядок в помещении, своевременно выкладывает  бахилы для клиентов, по мере необходимости производит влажную уборку в холле, Клиники в течение рабочей смены и  по ее окончании.

— В отсутствие медсестры/младшего медицинского персонала поддерживает чистоту  в холле, коридорах, туалетах  и входном тамбуре Клиники .

— Контролирует сохранность и безопасность одежды пациентов Клиники.

— Не оставляет рабочее место в присутствии пациентов.

— Следит за исправной работой освещения, водопровода, канализации в кабинете, технической исправностью аппаратуры, своевременно сообщает о возникших проблемах заместителю генерального  директора.

— Следит за экономным расходованием материалов, электроэнергии, воды.

Результат: — сохранность подотчетных  элементов инфраструктуры;

— своевременное открытие и закрытие Клиники;

— порядок и чистота на рабочем месте и в холле.

2.5.Процедура «Управление несоответствиями»

— Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Не допускает выхода ситуации из-под контроля, своевременно  сообщает о проблеме руководству (Генеральному директору, заместителю генерального директора).

— Информирует руководство Клиники об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации. Своевременно представляет претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей на рассмотрение зам. Генерального директора  и Генеральному директору.

— В случае невыхода врача на прием  обеспечивает перезапись пациента на другое время или изыскивает возможность замены врача, поставив в известность заместителя генерального директора.

Результат:  отсутствие претензий пациентов к работке администраторов.

2.6. Процедура «Управление документацией и записями»

С пациентом, впервые посетившим клинику:

— Заключает договор, который заполняется в 2-х экземплярах (один передается на руки пациенту, другой вклеивается в медицинскую карту пациента)

— Оформляет информированное добровольное согласие пациента на медицинское вмешательство.

— Заводит медицинскую карту и статистический талон  до начала первичной консультации.

— При готовности документации предупреждает врача о приходе очередного пациента.

— Осуществляет расчет пациентов согласно заявленной стоимости приема с выдачей им чеков. По просьбе пациентов оформляет документы для обращения в налоговую инспекцию.

— Ведет необходимую учетно-отчетную документацию:

— электронная база клиентов (1С)

— приходно-расходная документация (1С)

— лист администратора (передача дел)

— четко формулирует список дел, которые необходимо выполнить следующей смене;

— напоминает о начале приема и количестве пациентов;

— грамотно заполняет все журналы ;

— сдает выручку и заполняет финансовую документацию

Результат: правильное оформление документов:

  • договор на оказание платных услуг
  • информированное добровольное согласие пациента на медицинское вмешательство
  • статистический талон
  • мед.карта пациента и др.

—     проверяет заполнение журналов  и продолжает их ведение в течение рабочей смены

3. Права.

Администратор имеет право:

  1. Вносить предложения администрации по вопросам совершенствования организации и улучшения условий своей работы.
  2. Получать информацию, необходимую для исполнения своих обязанностей.
  3. Требовать от сотрудников и посетителей соблюдения правил внутреннего распорядка.

4. Оценка работы и ответственность.

Оценка работы Администратора производится зам. генерального директора на основании исполнения им своих функциональных обязанностей.

Администратор  несет ответственность за:

  • Нечеткое или несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией
  • Нарушение исполнительской дисциплины;
  • Несоблюдение правил охраны труда и техники безопасности;
  • Нарушение санитарно эпидемиологического режима.

Виды материальной ответственности определяются в соответствии с действующим законодательством и заключением с нею договором.

За виновность в причинении Клинике ущерба в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением своих должностных обязанностей Администратор несет материальную ответственность в порядке и пределах, установленных трудовым законодательством РФ.

Администратор несет ответственность за своевременное сообщение о возможном опоздании на работу и уважительных причинах, его вызвавших

5. Особые требования

5.1. Администратор Клиники не использует рабочий телефон Клиники  в личных целях (личные разговоры, SMS-сообщения).

5.2. В рабочее время администратор не ведет личные разговоры по телефону.

5.3. Администратор осуществляет прием пищи в специально отведенных местах в Клинике

5.4.  Администратор осуществляет прием пищи в отсутствии посетителей Клиники.

5.5. Администратор Клиники осуществляет свою работу на основе утвержденных «Стандартов работы администратора Клиники. Клиентоориентированный сервис».

Лист  ознакомления:

Фамилия, имя, отчествоРосписьДата

Тренинг по обучению администраторов медицинского центра или клиники эффективному выполнению их функционала и продаже медицинской услуги смотрите ЗДЕСЬ

Для самостоятельного обучения администраторов медицинского центра или клиники приобретайте бизнес-кейс для обучения администраторов  ( побробнее….._) 

Бизнес-кейс для обучения администраторов мед. центра

Сделать заявку

Узнайте больше о стандартах работы медицинского центра /клиники ЗДЕСЬ

Источник: https://slushnikova.ru/med-di-adm/

Обязанности администратора клиники: чем поможет Дента

Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

Наиболее ощутимые потери пациентов возникают на уровне администраторов. Администраторы – не врачи, прямой мотивации привлекать клиента в клинику у них нет, Он продает консультацию, услугу без ее оказания.

Тем более важным оказывается тот инструмент, который позволит ему эффективно выполнять свои обязанности – а ведь мы говорим об администраторе как о «лице» клиники, ее эффективном сотруднике, а не просто прелестной девушке.

В чем может помочь Дента?

Основные функции, которые выполняет администратор стоматологической клиники, – это привлечение новых пациентов, удержание старых, а также необходимое сервисное обслуживание всех клиентов.

Через администратора проходят все, кто хочет попасть на консультацию врача, провести диагностические процедуры, сделать рентген, а также получить профилактические и эстетические процедуры. Разумеется, решать, будет или нет оказана услуга, может только врач.

А администратор становится «дистрибьютором» услуг, от слов и действий которого зависит прибыль или убыток предприятия.

Работа с новыми клиентами

Привлечение нового клиента в клинику предполагает не просто запись последнего, а именно доведение пациента до стоматологического кресла. Администратор может легко (и главное – быстро!) сориентироваться в расписании, записать к нужному врачу и заносить данные.

Вместе с тем администратор обратит внимание и на тех клиентов, кто записался и не пришел, и кто даже не записался, а просто проявил интерес, позвонив в регистратуру. В первом случае администратор непременно узнает, почему визит не состоялся, зафиксирует всю информацию и будет поддерживать контакт.

Во втором случае не поленится узнать телефон и ФИО и задать соответствующие вопросы. Администратор должен владеть навыками продаж, это, безусловно, поможет ему в работе и «обработке» звонков.

В помощь администратору здесь – Календарь предварительной записи с возможностью фильтрации по всем сотрудникам. Администратор видит сразу все расписание (посменно), подтвержденный/неподтвержденный визит, первичный или регулярный пациент и  где присутствует «окно» в записи.

Не забудем про работу с документами. Именно администратор оформляет договор с пациентом, согласие на обработку персональных данных и анкету. Также после первого и каждого следующего визита во многих клиниках за администратором закрепляется оформление акта выполненных работ.

Привлечение существующих пациентов

Регулярная работа с базой клиники предполагает, что вообще клиника ведет базу, причем регулярно. Разумеется, повторный визит пациента в данном случае зависит от врача, который до этого оказал услугу, а задача администратора – именно ведение пациента.

Позвонить, напомнить, сориентировать по расписанию и приемам, по дополнительным услугам, акциям и спецпредложениям, наконец, обработать возражения, если они есть (и, кстати, донести их до вышестоящих управленцев) – вот то, что требуется от администратора.

В Денте есть ряд функций, которые помогут администратору в работе. Так, конечно, это справочник «Пациенты», куда заносятся все пациенты, побывавшие в клинике.

Здесь можно видеть сумму покупок каждого пациента, то есть всю историю взаимоотношений пациента с клиникой, количество визитов и категорию. Не забудем про карточку пациента, содержащую всю информацию о каждом пациенте клиники.

Эта информация нужна, если мы, например, хотим поздравить его с днем рождения, дать ему персональную скидку или пригласить на новую услугу с помощью звонка или SMS-сообщения.

Сервисное обслуживание

Качественное сервисное обслуживание клиентов – гарантия постоянства и положительной репутации. Разумеется, в зависимости от ценовой  категории клиники и ее позиционирования уровень сервиса будет отличаться.

Однако любая клиника всегда должна предлагать тот уровень сервиса (и немного лучше и выше), на который клиент рассчитывает исходя из своих финансовых возможностей.

Чтобы администратор предоставлял сервис самого высокого качества, нужно тщательно его обучить принципам и основам сервисного обслуживания, прописать стандарты: как встречать пациента, что ему предложить, каков алгоритм работы в той или иной ситуации.

Пока пациент находится в клинике, администратор должен обеспечить его комфортное пребывание здесь – помощь, забота, информирование. И, разумеется, необходимо регулярно мониторить обратную связь с пациентами – только так можно понять реальную картину.

Отличный инструмент для отслеживания лояльности пациентов – это рассылка SMS-сообщений «Оценка качества работы клиники». С его помощью  можно получать мгновенный отклик на оказанную услугу, а также отслеживать и анализировать удовлетворенность пациентов услугами клиники по разным направлениям.

  ________

Прочитали? Внесите свой вклад в развитие стоматологического бизнеса!
Вступайте в наши группы и !
Регистрируйтесь в “Денте”

Источник: https://1denta.ru/blog/2016/10/43

Должностная инструкция администратора медицинского центра – скачать текст бесплатно

Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

                                                               Утверждаю

                                           [должность, подпись, Ф. И. О.

                                                  руководителя или иного

                                      должностного лица, уполномоченного

                                                              утверждать

[организационно-правовая форма,                  должностную инструкцию]

наименование организации,                   [число, месяц, год]

предприятия]                                       М. П.

Должностная инструкция

администратора медицинского центра [наименование организации]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Администратор медицинского центра относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя].

1.2. Администратор медицинского центра назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности].

1.3. На должность администратора медицинского центра принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее [значение] лет.

1.4. Администратор медицинского центра должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности центра;

– структуру управления, права и обязанности сотрудников и режим их работы;

– правила и методы организации обслуживания посетителей;

– виды оказываемых услуг;

– основы организации труда и управления;

– основы эстетики и социальной психологии;

– основы трудового законодательства;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила санитарной, личной гигиены;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. Должностные обязанности

На администратора медицинского центра возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Прием и распределение телефонных звонков.

2.2. Встреча пациентов медицинского центра.

2.3. Информирование клиентов об услугах медицинского центра.

2.4. Запись на прием к специалистам.

2.5. Оформление первичной медицинской документации.

2.6. Ведение клиентской базы.

2.7. Проведение расчетно-кассовых операций.

2.8. Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.9. Осуществление работы по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.10. Координация работы врачей и персонала.

2.11. Составление отчетной документации.

2.12. Работа с документами.

2.13. Взаимодействие со страховыми компаниями.

2.14. Осуществление заказа материалов для клиники.

2.15. [Другие должностные обязанности].

3. Права

Администратор медицинского центра имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности центра от всех подразделений напрямую или через непосредственного начальника.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы центра.

3.4. Знакомиться с проектами приказов руководства, касающимися его деятельности.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

Администратор медицинского центра несет ответственность:

4.1. За неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: https://instrukciy.ru/text/dop4/page523.html

Старший администратор стоматологической клиники

Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

Программа предназначена слушателям, испытывающим необходимость приобрести или продолжать совершенствовать свои управленческие навыки. Программа создана для того, чтобы каждый участник по-новому увидел процесс управления человеческими ресурсами, получил алгоритм действий, необходимых для успешной руководящей деятельности. Стоимость курса 15000 рублей.

В ходе семинара Вы узнаете: основные принципы менеджмента для результативного управления стоматологической клиникой, систему статистики как инструмента планирования работы, контроля и мотивации сотрудников организации. Узнаете, как найти нужных людей, помочь им адаптироваться в коллективе и выстроить систему обучения персонала. Кроме того, как подготовиться и успешно пройти проверки контролирующих организаций.

  • 1 день: Семинар-тренинг: Управляющий, старший администратор: развитие управленческих навыков
      Темы тренинга:
    1. Основные управленческие функции
    2. Управление по целям, SMART-управление
    3. Делегирование, основные этапы делегирования
    4. Основные ошибки делегирования
    5. Правильная постановка цели
    6. Виды контроля, основные ошибки контроля
    7. Эффективная команда, основы управления командой
    8. Стили управления
    9. Мотивация, виды мотивации
    10. Как создать мотивированную команду
    11. Типы конфликтов в коллективе, причины конфликтов, решение конфликтных ситуаций
    12. Основные ошибки руководителя
  • 2 день: Семинар проверки контролирующих организаций и взаимодействие с организациями, не являющимися контролирующими
    1. Методические рекомендации по взаимодействию с контролирующими организациями, с приведением основных ссылок на законодательство по взаимодействию с контролирующими организациями:
      • Лицензионный комитет;
      • Роспотребнадзор;
      • Федеральная противопожарная служба;
      • Государственная налоговая инспекция (полиция);
      • Управление Внутренних Дел (отдел по борьбе с правонарушениями в сфере потребительского рынка)
    2. Действия в случаях визитов представителей других контролирующих организаций:
      • Государственной инспекции труда;
      • Госэнергонадзора;
      • Комитета по охране памятников (КГИОП);
      • Комитет по охране окружающей среды и др., а также представителей организаций, не являющихся контролирующими:
      • Жилищно-эксплуатационной службы (ЖЭС);
      • Петроэлектросбыта;
      • Телефонного узла (Северо-западного Телекома или Ростелеком);
      • Водоканала;
      • Теплоэнерго (ГУП ТЭК)
    3. Перечень пакета документов, который необходим учреждению для прохождения проверки по каждому проверяющему органу.
    4. Виды проверок, их периодичность и документация о результатах проверки.
    5. Полномочия проверяющих организаций.
    6. Основные нарушения.
    7. План подготовки клиники к проверке по каждому проверяющему органу.
  • 3 день: Семинар: система статистики в стоматологической клинике как инструмент планирования работы, контроля, мотивации сотрудников
    • Зачем нужна статистика в клинике
    • Основные показатели работы врача-стоматолога (подсчет и анализ полученных результатов)
    • Основные показатели работы администратора (подсчет и анализ полученных результатов)
    • Планирование работы на основе статистики, формула полностью загруженной клиники
    • Контроль работы сотрудников на основе статистики
    • Мотивация персонала с помощью статистики
  • 3 день: Семинар: набор, подбор, адаптация и обучение сотрудников
    • Набор персонала, современные методики поиска нужных сотрудников
    • Методика проведения собеседования
    • Адаптация нового сотрудника в коллективе, организации
    • Система обучения и аттестации персонала

Преподаватели:

Столбова Кристина Валерьевна
тренер-консультант по управлению медицинскими учреждениями, педагог-психолог, практик с 17 летним опытом работы в частных медицинских центрах и стоматологических клиниках.

Дмитриева Валентина Вячеславовна
тренер-консультант по управлению медицинскими учреждениями, заместитель Директора Учебного Центра «Вероника», практик с 19 летним опытом работы в частных стоматологических клиниках

Иванова Елена Вячеславовна
тренер-консультант по управлению медицинскими учреждениями, Директор крупной сетевой клиники, практик с 20 летним опытом работы в частных стоматологических клиниках и медицинских центрах

Дербина Марина Леонидовна
Тренер-психолог Холдинга «СПИК-Вероника» , преподаватель, опыт психологической работы: 10 лет

    Старший администратор, управляющий в стоматологической клинике отвечает за:
  • стратегическое планирование;
  • рост и развитие бизнеса;
  • проведение кадровой политики;
  • выполнение нормативных требований, предъявляемых государством;
  • другие важные аспекты деятельности.

Чтобы эффективно выполнять такой широкий круг обязанностей недостаточно медицинского образования и опыта работы. Вам, как руководителю, необходимо постоянно совершенствовать свои управленческие навыки, иметь проверенный инструментарий планирования, контроля, а также умело распоряжаться своим временем.

Помните, что финансовый результат зависит в первую очередь от качества работы и компетентности управляющего стоматологической клиникой.

Управление стоматологической клиникой неэффективно без знаний основ менеджмента

Вы можете изучить десятки книг по менеджменту, должностную инструкцию директора клиники, бесплатные видеокурсы, но такие форматы могут только ознакомить Вас с предметной областью.

Чтобы научиться, не просто применять управленческие методики, но и анализировать результаты, масштабировать и корректировать их в соответствии с размерами и задачами конкретного медицинского учреждения, необходима практика и вовлечение в учебный процесс.

    Поэтому УКЦ «СПИК-Вероника» предлагает три дня усиленной отработки Ваших управленческих навыков. Вы проработаете вопросы:
  • руководства медицинским учреждением от постановки целей, до контроля над их выполнением;
  • взаимодействия с персоналом от приема на работу до мотивации и обучения;
  • прохождения проверок стоматологических клиник от базового пакета документов до непосредственного контакта с представителями различных органов;
  • статистического учёта от сбора данных до использования их в целях улучшения показателей деятельности клиники.

Работа старшего администратора стоматологической клиники требует не только эффективного управления, но и саморазвития. На занятиях Вы узнаете, как высвободить время для самообразования и личностного роста с помощью делегирования и правильно подобранной команды.

Почему наш курс оптимально подходит для управляющего или старшего администратора медицинского учреждения?

    В основу программы, разработанной сотрудниками УКЦ «СПИК-Вероника», положены:
  • личные наработки наших тренеров-консультантов по управлению медицинскими учреждениями;
  • профессиональные секреты клиник холдинга «СПИК-Вероника»;
  • опыт обучения руководящих кадров стоматологических клиник;
  • знания юридических аспектов работы мед. учреждений.

Обучают слушателей тренеры-управленцы со стажем работы на руководящих должностях от 10 до 20 лет. Не каждый директор или администратор может и хочет делиться знаниями понятно и ёмко. А тренер знает как подать информацию, чтоб она принесла максимум пользы слушателям.

Наш семинар — это отличная возможность отложить все дела и уделить время развитию своих профессиональных компетенций.

Какие знания получит управляющий стоматологической клиникой?

Программа «Управляющий, старший администратор стоматологической клиники» разбит на три дня. В каждый день рассматривается отдельный смысловой блок, что помогает усваивать материал цельно и качественно.

В первый день рассматриваются вопросы менеджмента организации и эффективного построения командной работы.

Во второй день уделяется внимание соответствию работы клиники требованиям законодательства и взаимодействию с государственными органами.

Третий день включает две глобальные темы. До обеда поговорим о важности статистического учета, а после — разберем работу с персоналом.

Развитие управленческих навыков старшего администратора стоматологической клиники

В рамках первого блока будут рассмотрены основы теории менеджмента применительно к медицинскому учреждению, разобраны ошибки в работе управляющего клиникой и аспекты SMART-управления.

    Вы научитесь:
  • планировать и организовывать работу, анализировать результаты деятельности;
  • определять конкретные, измеримые цели и контролировать их достижение;
  • высвобождать время путем делегирования полномочий;
  • мониторить выполнение поставленных задач;
  • вовремя замечать возникновение противоречий в коллективе;
  • продуктивно разрешать конфликтные ситуации;
  • определять подходящий Вам стиль руководства в соответствии с личностными характеристиками и целями организации;
  • организовывать командную работу, объединять и мотивировать персонал, в том числе нематериальным поощрением;
  • своевременно и правильно реагировать на неадекватное поведение персонала;
  • применять различные формы мотивации для повышения продуктивности.

Как проходить проверки контролирующих органов в СПб?

    Второй день полностью посвящен нормативным вопросам.

    Вы узнаете:

  • какие требования к стоматологической клинике предъявляют контролирующие органы и органы, которые таковыми не являются;
  • что и как проверяет Роспотребнадзор в стоматологии;
  • что входит в обязанности администратора клиники в процессе прохождения плановых и внеплановых проверок;
  • какие права имеют представители государственных структур;
  • как избежать типичных нарушений, выявляемых в ходе мероприятий по контролю за деятельностью клиники.

По итогам семинара Вы получите чек-листы документации, необходимой при прохождении проверок, а также готовый план действий для подготовки к прохождению проверки.

Управление стоматологической клиникой практика и рекомендации

За 3,5 часа Вы ознакомитесь с практиками сбора и интерпретации основных показателей работы клиники: для чего нужны эти данные, как использовать их для мотивации и контроля персонала, как выстраивать стратегию развития, базируясь на статистике.

Вы получите практические руководства от людей, успешно использовавших подобные техники в своей работе, и под их руководством попрактикуетесь в применении полученных знаний.

Показатели эффективности персонала стоматологической клиники

    Завершающей темой тренинга-семинара является персонал:
  • как производить набор;
  • где искать кадры нужной квалификации;
  • на что обращать внимание в процессе собеседования;
  • как обеспечить адаптацию нового сотрудника;
  • какие моменты учитывать при организации обучения персонала;
  • как происходит аттестация медицинских работников в частной клинике;
  • на основе чего оценивать эффективность и мотивацию персонала.

Какие результаты получит управляющий стоматологической клиникой?

После прохождения трёхдневной программы на базе УКЦ «СПИК-Вероника» в Санкт-Петербурге слушатель получит сертификат, раздаточный материал с чек-листами, списками. Стоимость одного дня — 6000 руб. Все участники, зарегистрировавшиеся на три дня, получают скидку. Таким образом, цена посещения трехдневного семинара-тренинга

«Управляющий, старший администратор стоматологической клиники» составит 15000 руб.

Источник: https://eduver.ru/program/starshij-administrator-stomatologicheskoj-kliniki/

Адвокат Орлов
Добавить комментарий