Что подтверждает печать на документе

Дополнительная печать — дополнительные риски?

Что подтверждает печать на документе

(Андреева М.)

(«ЭЖ-Юрист», 2013, N 45)

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ПЕЧАТЬ — ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РИСКИ?

М. АНДРЕЕВА

Марина Андреева, налоговый консультант, г. Москва.

Согласно действующему гражданскому законодательству РФ каждое общество с ограниченной ответственностью должно иметь печать, и из этого же законодательства следует, что в своей деятельности такое общество использует одну основную печать. Но бывают случаи, когда организация заверяет документы дополнительными печатями. Как посмотрят контрагенты организации на такие документы? Не повлекут ли они неблагоприятные налоговые последствия?

О чем говорит Закон и арбитраж

Согласно п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и информацию о месте нахождения этого общества.

Из буквальной формулировки указанной статьи следует, что организация использует печать, то есть упоминается единственное число.

Вместе с тем нормы действующего законодательства не содержат запрета на использование дополнительной печати (печатей).

Следовательно, организация, используя дополнительные печати в своей деятельности, не нарушает указанные нормы, и документы, заверенные дополнительной печатью, юридической силы не теряют.

Отметим, что основная печать должна быть на таких документах, как доверенности, выдаваемые организацией, налоговые декларации, договоры, справки, составленные по форме N 2-НДФЛ, товарные накладные, и на других первичных документах, содержащих указание на место для печати «М. П.», в трудовых книжках. В остальных случаях можно применять дополнительные печати наравне с основной.

Однако следует иметь в виду, что в случае, когда на оттиске печати, которой заверена подпись на локальном документе организации (например, на приказе), имеется надпись «Для счетов», то, скорее всего, такой приказ будет лишен юридической силы.

Следовательно, на приказе следует ставить либо основную печать ООО, либо печать с соответствующей пометкой, в противном случае спорных ситуаций не избежать.

Правомерность наличия нескольких печатей подтверждается и арбитражной практикой. В частности, в Постановлении от 29.06.2009 по делу N А06-6474/2008 ФАС ПО прямо указал на такую возможность и на то, что специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печати.

То обстоятельство, что на печатях ООО «Ирлайн», ООО «Промагрогруппа» отсутствуют ИНН, КПП контрагента, не имеет самостоятельного правового значения для разрешения возникшего спора, так как местный ведомственный акт г. Москвы, предусматривающий указание на печатях организаций ИНН и КПП, с 8 февраля 2005 года утратил силу.

Содержащаяся в п. 5 ст.

2 Закона N 14-ФЗ норма распространяется не только на круглую печать общества, но и на другие печати этого общества (предназначенные для внутреннего и специального использования — для пакетов, внутренних документов, накладных, счетов, счетов-фактур, опечатывания кассы и других служебных помещений и иных целей). Печати ООО «Ирлайн», ООО «Промагрогруппа» содержат реквизиты, указанные в рассматриваемой норме (полное фирменное наименование ООО на русском языке и информация о месте нахождения общества), а также указание на ОГРН. Никаких иных требований к печати ООО Закон не предъявляет.

Претензии со стороны налоговиков

Налоговики могут предъявить претензии к оформлению документа, являющегося основанием для признания расходов и вычетов, на котором имеется оттиск печати, отличающийся от оттиска основной печати организации. Об этом свидетельствуют многочисленные арбитражные дела.

Так, в Постановлении ФАС СЗО от 13.10.2009 по делу N А21-8887/2008 налоговый орган оспаривал вычет по счетам-фактурам, заверенным не печатью организации, а печатью для документов. Суд принял сторону налогоплательщика и подтвердил правомерность применения наряду с основной печатью общества дополнительной печати с пометкой о назначении, указав на следующее.

В ходе рассмотрения дела суды установили, что спорные счета-фактуры соответствуют предъявляемым к ним требованиям и содержат все необходимые реквизиты — дату внесения исправления, подпись, заверены печатью организации с надписью «Для документов N 11», которая согласно справке директора А. Голицына является «полноценной печатью ООО «Клондайк плюс», используется для заверения различных документов, в том числе и бухгалтерских, таких как счета-фактуры, накладные и т. д.

При данных обстоятельствах у налогового органа отсутствовали законные основания для отказа налогоплательщику в применении налоговых вычетов по счетам-фактурам, выставленным ООО «Клондайк плюс».

Из Постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 31.03.2009 N А33-11861/2008-03АП-548/2009 следует, что в качестве одного из обоснований непринятия расходов налоговиками в оспариваемом решении указано, что подпись руководителя в договорах поставки, счетах-фактурах не совпадает с подписью Г.

Германова, представленная последним печать организации не соответствует печати, проставленной на договорах поставки и счетах-фактурах.

Суд указал, что ссылка налоговиков на несоответствие печатей не свидетельствует о том, что между поставщиком и заявителем отсутствовали отношения по поставке лесопродукции, поскольку действующее гражданское законодательство не запрещает юридическим лицам иметь несколько печатей, кроме того, по истечении времени одна печать могла быть заменена на другую. Статья 161 АПК РФ предоставляет право лицу, участвующему в деле, обратиться в арбитражный суд с заявлением в письменной форме о фальсификации доказательства, представленного другим лицом, участвующим в деле. Налоговый орган заявление о фальсификации представленных обществом договоров поставки, счетов-фактур, товарных накладных на предмет несоответствия подписи руководителя не заявил, так же как не ходатайствовал о назначении почерковедческой экспертизы.

Отсутствие запрета иметь дополнительные печати подтверждается и Постановлением ФАС ЦО от 07.09.

2010 по делу N А23-2563/09А-13-48, в котором налоговый орган оспаривал достоверность сведений, содержащихся в актах об оказанных услугах, в связи с нанесением оттиска печати с отличающимся клише.

При этом ФАС ЦО согласился с выводом суда предшествующей инстанции о том, что исполнитель услуг не лишен возможности использовать несколько печатей.

Источник: //center-bereg.ru/b669.html

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Что подтверждает печать на документе

Елена ШИРИМОВА,
юрист, ведущий эксперт журнала “Кадровое дело”

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. “Нужна ли печать на трудовом договоре?” – спрашивает предприниматель из Самары.

“Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?” – интересуется московский менеджер по персоналу. “Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?” – сетует кадровик из Ставрополя.

Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ “Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования” (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п.

Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации. Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.

Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями.

Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании.

Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым.

Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп
– это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например “Оплачено”, “Выдан вкладыш”.

Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.

Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует.

На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.

Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные.

Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка “М. П.” (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы “М. П.” присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите.

К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать.

На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно


На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТВИД ПЕЧАТИ
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности, гражданско-правовые договоры Приравненная к гербовой
Акты (списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.п.) Приравненная к гербовой
Командировочные удостоверения Печать отдела кадров или приравненная к гербовой
Справки и характеристики с места работы Печать отдела кадров, бухгалтерии (если это справка о зарплате), структурного подразделения, где работает сотрудник 
Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, премиями) Печать структурного подразделения, где работает сотрудник 
Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам Приравненная к гербовой
Служебные удостоверения Приравненная к гербовой
Архивные копии и архивные справки Приравненная к гербовой
Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и т.п.) Приравненная к гербовой
Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.) Приравненная к гербовой
Штатные расписания, инструкции,  правила, положения и другие локальные акты организации Приравненная к гербовой
Трудовые книжки Приравненная к гербовой или печать отдела кадров

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными.

Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне.

Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать.

Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу.

В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ.

Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника.

Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно.

Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

  • при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
  • при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
  • при увольнении – после записи об увольнении в разделе “Сведения о работе”.

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами “Выдан вкладыш”.

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии.

Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе “Сведения о работе” трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно.

Например: “Печать открытого акционерного общества “Глория” поставлена ошибочно”. Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов.

Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале “Кадровое дело” N7, июль 2005

Источник: //www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/107/14158/

Печати и штампы – полезная информация

Что подтверждает печать на документе

ЧТО ТАКОЕ ПЕЧАТЬ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Печать – одна из главных составляющих любого документа, подтверждающая его подлинность и юридическую силу.

Работа любой организации не возможна без печати.

Они бывают круглые (диаметром 38-50 мм), в редких случаях овальные и треугольные (если нет счета в банке).

печати должно соответствовать данным владельца: предприятия, организации, предпринимателя, врача, адвоката, нотариуса и пр. Печать подтверждает подпись должностного лица на каком-либо документе.

У любой фирмы существует одна – самая основная печать.Если имеются филиалы или представительства, то заказывают дополнительные печати, которым присваивается так называемый «порядковый номер». Также дополнительные печати имеют все подразделения крупных учреждений.

Нотариусы, врачи, адвокаты, таможенные брокеры имеют личные печати и несут полную ответственность за заверенные ими документы. Если они работают в организации, то им также полагается личная печать.

Гербовую печать могут использовать только государственные организации и учреждения. Использование печати физическим лицам-предпринимателям не обязательно, но желательно.

Без печати не обойтись предпринимателю, если имеются наемные сотрудники, а в работе используются налоговые документы, товарные чеки, накладные и счет в банке.

На печатях должны быть необходимые для идентификации данные:

  • полное наименованиес обязательным указанием организационно-правовой формы;
  • местонахождение организации или владельца печати;
  • регистрационный номер плательщика налогов (ИНН);
  • герб Украины, городов или прочих регионов Украины (если есть на это право);
  • на печатях подразделений или филиалов должен стоять порядковый номер и название филиала.

ПЕЧАТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Всю ответственность за использование заказанных печатей (штампов или другой штемпельной продукции) несет Заказчик. Заказывая штемпельную продукцию, Вы гарантируете, что обладаете всеми необходимыми документами и имеете все права,полномочия на использование заказанных печатей (штампов и др.

), будете использовать ее законно, без мотивов подделки документов, осуществления рейдерских захватов предприятий, либо совершение иных действий, нарушающих законные права и интересы третьих лиц. Кроме того понимаете, что в случае незаконного использования печати (штампа или другой штемпельной продукции), несете уголовную ответственность в соответствии со ст.

358 Уголовного кодекса Украины.

Статья 358. Подделка документов, печатей, штампов и бланков, их сбыт, использование подделанных документов

1.

Подделка удостоверения или другого документа, который выдается или заверяет предприятием, учреждением, организацией, гражданином-предпринимателем, частным нотариусом, аудитором или другим лицом, которое имеет право выдавать или заверять такие документы, и который предоставляет права или освобождает от обязанностей, с целью использования его как подделывателем, так и другим лицом, или сбыт такого документа, а также изготовление подделанных печатей, штампов или бланков предприятий, учреждений или организаций независимо от формы собственности, а так же других официальных печатей, штампов или бланков с той самой целью или их сбыт – наказываются штрафом до семидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением воли на срок до трех лет.

2. Действия, предусмотренные частью первой этой статьи, если они содеяны повторно или за предыдущим заговором группой лиц, -наказываются ограничением воли на срок до пяти лет или лишением свободы на тот самый срок.

3. Использование заведомо подделанного документа – наказывается штрафом до пятидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением воли на срок до двух лет.

ЧТО ТАКОЕ ШТАМП И ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?

Штамп – это печать, которая носит чисто информационный характер, и в большинстве случаев, не имеет юридической силы. Используются для упрощения работы с документами.

Самое большое распространение получили штампыпрямоугольной и квадратной формы (размерами от 35х20 мм. до 75х100 мм), хотя они могут быть совершенно любой формы и размера.

Штампы могут содержать разнообразную информацию, поэтому различают регистрационные, адресные, угловые, маркировочные, информационные и банковские штампы, а также штампы на входящие и исходящие документы, для товарных чеков и накладных, штампы с использованием стандартных терминов и фраз.

Например, на угловом штампе отображается наименование, организационно-правовая форма предприятия, фамилия иинициалы для физ. лиц, юридический адрес и банковские реквизиты. Малые штампы с размещенной минимальной информацией используются в основном на товарных чеках.

Часто используются штампы со сменной информацией – датеры и самонаборные штампы.

КАК ПРАВИЛЬНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ И ХРАНИТЬ ПЕЧАТЬ/ШТАМП?

Оттиск необходимо проставлять на ровной, но не очень твердой поверхности. Можно подложить под документ специальный коврик для штемпелевания, хотя вполне подойдет стопка бумаги. 

  • Достаточно мягкого нажатия на оснастку и некоторого усилия при соприкосновении клише с бумагой. От сильного хлопанья качество оттиска лучше не станет.
  • Равномерный оттиск получится, если держать оснастку строго вертикально без наклонного режима.
  • После некоторого перерыва в использовании печати или штампа надо сделать несколько пробных оттисков на черновике.
  • Хранить печать необходимо в защищенном от света и высокой температуры месте.
  • Исключите контакт посторонних людей с Вашей печатью.

ВЫБОР ОСНАСТКИ 

Традиционная ручная оснастка позволяет легко получать высококачественные оттиски. Преимущества: невысокая цена, разнообразие моделейи долговечность. Недостатки: отдельный штемпельный коврик, не подходит для штампования большого количества документов.

Автоматическая оснастка имеет встроенные штемпельные подушки. Очень удобна для переноски и штампования большого количества документов. Однако не всегда получаютсяхорошие оттиски.

Штемпельные подушки слишком пропитаны краской, что приводит к еерастеканиюи заливке основных элементов печати (особенно проблематично для печатей с очень сложными элементами защиты).

КАК УНИЧТОЖИТЬ ПЕЧАТЬ?

Если печать пришла в негодность или производится ликвидация предприятия, печать необходимо уничтожить. Порядок уничтожения печатейзакрепляется внутренними документами предприятия.

Руководитель издает соответствующий приказ или распоряжение. Уничтожение осуществляется в присутствии должностных лиц, которые затем подписываютАкт об уничтожении печати.

Одновременно с уничтожением старой необходимо заказать новую печать.

Физическое лицо-предприниматель может составить такой Акт в присутствии двух свидетелей.

ЕСЛИ ПЕЧАТЬ ПРОПАЛА?

Ваши действия:

1) Обратиться с заявлением в милицию (возбуждается уголовное дело и производится расследование).

2) Разместить объявление о пропаже печати в средствах массовой информации.

3) Оповестить банк(на случай несанкционированного снятия наличных со счетов), а такжеимеет смысл проинформировать о пропаже печати постоянных контрагентов.

4) Изготовить новую печать и сменить карточку в банке.

5) По внутренним своим документам приказом или распоряжением провести замену печати в связи с утерей.

6) Обратиться в стол находок (если такой имеется) и взять справку, что печать туда не поступала.

Источник: //sev-pechat.ucoz.ua/index/poleznaja_informacija/0-39

Печать: обязательна ли она на документе?

Что подтверждает печать на документе

«Без пе­ча­ти не­дей­ст­ви­те­лен» – та­кую фра­зу час­то мож­но ус­лы­шать от лю­дей, ра­бо­таю­щих с до­ку­мен­та­ми. Од­на­ко не все­гда от­сут­ст­вие пе­ча­ти го­во­рит о том, что до­ку­мент яв­ля­ет­ся не­дей­ст­ви­тель­ным или не­за­кон­ным. Рас­смот­рим нор­мы пра­ва, ко­то­рые по­зво­ля­ют ра­бо­тать без пе­ча­ти.

Что такое печать?

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

С юридической точки зрения печать – это реквизит документа. Следовательно, печать придает юридическую силу именно документу как форме фиксации информации, а не подписи на документе.

Традиционно для придания административному документу юридической силы достаточно подписи уполномоченного должностного лица (часть первая п. 18 Инструкции № 4). Такое же правило действует и для договоров (часть первая п. 1 ст. 161 ГК).

Вместе с тем законодательство или внутренние документы организации могут устанавливать дополнительные требования, которым должна соответствовать форма документа, в т.ч. обязательное наличие печати (часть вторая п. 18 Инструкции № 4; часть третья п.

1 ст. 161 ГК).

Локальные нормативные акты также могут определять и перечень должностных лиц, уполномоченных подписывать документы, скрепляемые печатью организации. В таких случаях печать организации ставится на документах, подписанных только определенными должностными лицами этой организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Внимание!

Для придания документу юридической силы обычно достаточно подписи. Только в случаях, определенных законодательством или локальными нормативными правовыми актами, требуется печать. При отсутствии у лица, подписавшего документ, права подписи этого документа, проставление главной печати не придает такому документу никакой юридической силы.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях,  утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Какие виды печатей может иметь организация?

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, что установлено Инструкцией № 4. Инструкция № 4 закрепляет 3 вида печатей:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов, справок и т.п.).

Информация, размещаемая на печати

Характер и объем информации, размещаемой на печатях организаций, ничем не ограничивается, как не ограничивается и количество печатей и штампов, которые может иметь юридическое лицо. Главное условие их применения — их оттиск должен явно отличаться от оттиска основной печати.

Обратите внимание: печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь могут пользоваться только Президент Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, министерства и государственные комитеты, другие подчиненные и подотчетные Президенту Республики Беларусь, Национальному Собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы и нотариальные бюро, а также юридические лица, которым законодательством предоставлено соответствующее право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь (ст. 10 Закона № 301-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее – Закон № 301-З).

В негосударственных организациях как основная используется так называемая печать фирмы, которая приравнивается к гербовой.

В центре такой печати обычно размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре). Но организация вправе разместить и иную информацию, например, указывающую на ведомственную подчиненность.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются локальными нормативными правовыми актами организации.

Вспомогательные печати могут использоваться:

– для заверения справок;

– заверения копий и выписок из документов;

– в учетных документах и др.

Внимание!

Запрещено требовать от организации проставления на документах печати иного вида, чем установленный принятым в организации локальным нормативным правовым актом.

Для чего нужны штампы

Помимо основных и вспомогательных печатей в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. Следовательно, штамп представляет собой реквизит документа, придающий документу юридическую силу и ускоряющий документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

– угловой (адресный);

– регистрационный;

– ограничивающий права доступа к документу;

– с реквизитами организации;

– маркировочный.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части 1-го листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп 3 видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали (пп. 32–34 Инструкции № 4)

Регистрационный штамп «отметка о поступлении» содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа и проставляется на нижнем поле 1-го листа документа справа (только на самом документе, но не на приложениях к нему).

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством для сведений, составляющих государственную тайну и носящих конфиденциальный характер.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, имеет небольшой размер и рамку. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, УНП.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Справочно:

требования к оформлению реквизитов документов изложены в разд. 5 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Какие документы скрепляются печатью

В настоящее время отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий виды документов, на которых в обязательном порядке проставляется печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, закреплен постановлением № 100.

Документ:

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).

Согласно этому перечню печать должна проставляться на подлинниках и копиях таких документов, изданных или хранящихся в организации, как:

– трудовые книжки;

– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

– договоры;

– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей;

– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

– командировочные удостоверения;

– документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

Перечень иных документов, на которых проставляется такая печать, организация вправе определять самостоятельно.

Печать на договоре

Форму договора определяют нормы, предусмотренные ст. 161 ГК, которые не предусматривают обязательного проставления оттиска печати на договоре. Однако наша деловая практика свидетельствует о том, что оттиски печатей используются практически во всех письменных сделках.

Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности обязательность печати, устанавливаются соглашением сторон (часть третья п. 1 ст. 161 ГК).

Законодательство содержит требования об обязательном наличии печати на договоре только в особых случаях, например, при регистрации сделки с недвижимостью (ст. 67 Закона № 133-З), или при использовании закрепленной законодательством формы типового договора.

В остальных случаях ставить или нет печать на договор – это вопрос соглашения сторон.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций сторонам необходимо четко отражать в договоре свое намерение скреплять или не скреплять документ оттисками печатей.

Внимание!

Если законодательством или договором предусмотрено (согласовано) проставление оттиска печати на документе, а фактически она не будет проставлена, то это квалифицируется как несоблюдение простой письменной формы сделки, что может повлечь ее недействительность (ст. 163 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него, и сделок с ним (далее – Закон № 133-З).

Справочно:

Источник: //www.jurk.by/izdaniya/ya-spok/pechat-obyazatelna-li-ona-na-dokumente_0000000

Использование печати. В каких случаях это не обязательно?

Что подтверждает печать на документе

начальник управления Единого государственного регистра юридических лиц
и индивидуальных предпринимателей Министерства юстиции Республики Беларусь

С 26 февраля 2018 г. в силу вступила норма Декрета № 7 , отменяющая предъявляемое к субъектам хозяйствования требование использовать печать. Вместе с тем остался ряд вопросов, связанных с порядком использования печати юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Мы задали эти вопросы представителю Минюста.

Исходя из ряда норм белорусского законодательства, субъекты хозяйствования обязаны иметь печать. Например, согласно ч. 1 п. 5 ст. 186 ГК необходимо скреплять печатью подпись на доверенности, выданной от имени юридического лица.

Встает вопрос, нужно ли эту и подобные ей нормы привести в соответствие с подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7. Не ясно также, будет ли действительна доверенность, на которой нет оттиска печати, до внесения изменений в ст. 186 ГК.

В целях реализации положений Декрета № 7 Правительство утвердило план необходимых мероприятий. В их числе значится и корректировка НПА, закрепляющих обязательное использование печати субъектами хозяйствования.

В связи с этим все НПА, предусматривающие необходимость проставления печати юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, будут приведены в соответствие с рассматриваемой нормой подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7.

Так, уже разработан проект закона, предусматривающий в том числе корректировку ГК, включая ст. 186 ГК. Корректировка этой статьи предполагает исключение необходимости проставлять печать на доверенности, выдаваемой юридическим лицом.

Как устанавливает п. 8 Декрета № 7, НПА до приведения их в соответствие с Декретом № 7 будут действовать в части, не противоречащей ему.

Таким образом, уже сейчас, т.е. до приведения законодательства в соответствие с Декретом № 7, юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе не проставлять печать на документах.

По мнению отдельных юристов, если хозобщество хочет использовать печать в работе, оно в свете положений Декрета № 7 должно прямо указать это в своем уставе. Если же ранее (до 26 февраля 2018 г.) зарегистрированное хозобщество желает действовать без печати, оно обязано внести соответствующие изменения в устав.

Так ли это? Есть ли смысл во избежание недопонимания прописывать в уставе, что хозобщество не имеет печати?

Норма Декрета № 7 определяет, что субъекты хозяйствования вправе не использовать печать. Следовательно, наличие печати у юридического лица (а она в настоящее время есть практически у всех юридических лиц) и указание на это в его уставе не означает обязанность использовать ее (проставлять на документах).

Вопрос о необходимости внесения изменений в устав юридического лица, а именно исключения из него положения о наличии печати, это юридическое лицо решает самостоятельно.

В случае если оно примет решение отказаться от печати, соответствующие корректировки, полагаем, необходимо будет внести в устав.

Заменит ли печать электронная цифровая подпись (ЭЦП)? Останутся ли в силе положения о случаях применения ЭЦП? Как нормы об ЭЦП сейчас соотносятся с подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7?

В соответствии с ч. 4 ст. 23 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» ЭЦП представляет собой аналог собственноручной подписи. При этом ЭЦП может применяться как аналог оттиска печати или штампа.

Установленное право субъектов хозяйствования использовать в своей деятельности печать не связывается с необходимостью перейти на заверение документов ЭЦП.

Но, безусловно, отказ от использования печати приведет к тому, что ЭЦП будут использоваться шире.

Это, кроме того, даст толчок внедрению новых технологий, позволяющих выйти на более качественный уровень подтверждения подлинности документа и его идентификации.

Как в свете нормы Декрета № 7 о праве субъектов хозяйствования не использовать печать подтверждать полномочия представителей, как выдавать важные грузы и т.п.?

Проставление печати всегда было лишь дополнительным средством придания документам юридической силы. Дополнительным, но далеко не основным.

Если документ, исходящий из организации, можно индивидуализировать (определить его принадлежность) только по стоящей на нем печати, – это уже изначально неверно составленный документ.

Информация, которая указывается на печати, чаще всего отражается на бланке организации или угловом штампе либо вытекает из содержания документа. Изменение наименования и (или) местонахождения организации всегда влекло для субъекта хозяйствования необходимость изготовить новую печать. При этом нередко организации использовали печать, содержащую недостоверную информацию.

Факт существования субъекта хозяйствования, т.е. то, что данный субъект продолжает действовать и не ликвидирован, печать достоверно не подтверждает.

Сегодня единственно верный способ проверить статус субъекта хозяйствования – воспользоваться информацией веб-портала Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Применение печати – это скорее устоявшийся, привычный  элемент сложившегося делового оборота. Он способствует установлению доверия и имеет в основном символический характер.

В связи с указанным печать как самостоятельный реквизит документа никогда не подтверждала полномочия, а рассматривалась лишь в связке и иными основными его реквизитами. Например, с наименованием организации – автора, датой, регистрационным индексом и подписью. Часто печать ставилась на основании соответствующих требований законодательства.

в журнале «Промышленно-торговое право», 2018, № 4

Источник: //ilex.by/news/subekty-hozyajstvovaniya-vprave-ne-ispolzovat-pechat/

Адвокат Орлов
Добавить комментарий